Aprenda a usar o MS Project e implemente seus projetos

pmi msprojectO PMI São Paulo, em parceria com a Bakos Consultoria & Gestão, realizará entre os dias 5 e 8 de maio, dois módulos do curso “Como Gerenciar e Acompanhar Projetos Utilizando o MS Project x PMBOK”. Certificado como PMP (Project Management Professional) pelo PMI, o professor responsável pelas aulas, Marco Antonio Bakos, concedeu uma entrevista exclusiva ao Chapter para abordar a temática.

Com mais de 30 anos de experiência em gerenciamento de projetos, Bakos também é certificado pelo MCTS (Microsoft Certified Technology Specialist) in Project pela Microsoft, em ITIL V3 Foundations pela EXIN e em MS Project 2010 Ultimate, além de ter sido criador do primeiro projeto de fábrica de software no Brasil.

As aulas serão práticas e foram elaboradas para apresentar aos participantes a forma correta de utilizar o MS Project, desde o ciclo de vida até a execução e controles eficientes de um trabalho. Os interessados em realizarem o Módulo 1 - Ciclo de Vida aprenderão como utilizar a ferramenta no gerenciamento de projeto alinhado 100% ao Guia PMBOK® 5ª edição, publicado pelo PMI (Project Management Institute). Clique para aqui se inscrever (http://bakos.com.br/msproject.html)

Já no Módulo 2 - Técnicas Avançadas, o profissional poderá conferir que o software pode ser utilizado para atender situações específicas apresentadas durante a vida de um projeto, também com apoio do Guia PMBOK®. Faça sua inscrição aqui (http://bakos.com.br/msproject_tecav.html).

Para Bakos, a ferramenta deve ser melhor compreendida entre os gerentes de projetos e a proposta do curso é auxiliá-los na obtenção de bons resultados, tanto no planejamento como no controle de projetos. “São cursos 100% práticos e apresentam o MS Project sob o olhar de um gestor”, explica.

1- Como se deve utilizar de forma correta o MS Project em projetos?

Bakos - O MS Project é um aplicativo complexo, desenvolvido para auxiliar os profissionais a gerenciar seus projetos, e inicialmente foi criado para desenvolver cronogramas. A versão atual de 2010/2013 se comporta como um gerente auxiliar no planejamento e controle de projetos, desde os casos mais simples até os mais complexos.

A maioria dos profissionais o utilizam de forma incorreta e apenas listam suas tarefas, definem as durações, as sequenciam e atribuem recursos com a intenção de criar o cronograma. Mas o MS Project é muito mais do que isso e serve de aporte para todo o planejamento de um projeto.

2- Cite algumas funcionalidades do MS Project que podem auxiliar o ciclo de vida de um projeto.

Bakos - Primeiramente devemos definir as configurações corretas no MS Project para o projeto ser realizado corretamente. Quando entramos no planejamento é importante respeitar as características do cenário da tarefa, pois ele define qual deve ser o primeiro atributo a ser informado e quais devem ser os próximos. Portanto é no planejamento que definimos as informações dos mais diversos atributos de uma tarefa, cujo resultado final deve ser um plano.

Nesta fase a ferramenta determinará o esforço (trabalho) total da tarefa através das durações, dependências, custo e o prazo do projeto. Tudo isso sempre utilizando diferentes funcionalidades existentes no software, inclusive algumas geradas de forma automática. Já nas ações que envolvem execução e monitoramento é necessário gerar a Linha de Base do Projeto (Baseline) e utilizar a visão de Gantt de Controle, que apresenta em cada tarefa as informações planejadas e reais.

Neste caso as atualizações dos trabalhos a serem executados ao longo do projeto devem ser apresentados em tempo de execução com duas funcionalidade encontradas no MS Project: Tarefas como Agendado e Atualizar Tarefas, ambas com características próprias que devem ser utilizadas em tempo de definição do status do projeto. A cada Data de Status devemos atualizar as tarefas utilizando essas funcionalidades, o que a maioria dos profissionais não executam.

Outra dica interessante é na etapa de execução e monitoramento. A versão de 2013 possui a ferramenta Funcionalidades de Geração de Relatórios, que pode dar apoio ao gestor no acompanhamento e controle do projeto, além de atender aos stakeholders com a geração de visões gráficas e de exibição de tabelas informativas.

3- Como otimizar um projeto quando ele está sendo comprometido com a ferramenta?

Bakos - O gerente de projetos pode utilizar os scripts específicos apresentados no módulo Ciclo de Vida do software quando o tempo de execução e o monitoramento apresentar situações que podem comprometer o prazo.

4- Como criar e gerenciar um programa com recursos compartilhados?

Bakos - Primeiramente é necessário arquitetar o programa para gerenciá-lo. Isso inclui criar um pool de recursos, que poderá ser compartilhado com todos os projetos que o integram. Isso facilitará a gestão desses recursos nas mais diversas tarefas distribuídas nos projetos que pertencem ao programa.

O MS Project disponibiliza funcionalidades para construir uma arquitetura de programa, permitindo assim que vários projetos possam ser analisados e controlados através de um único local e através da funcionalidade Planejador de Equipe ativada no programa é possível gerenciar os recursos e tarefas, inclusive resolver problemas de sobrecarga.

5- Qual é a abordagem principal do Módulo Técnicas Avançadas?

Neste módulo, são apresentadas diversas funcionalidades para atender à situações específicas apresentadas durante a vida de um projeto, tais como:

•Estrutura de Dados do MS Project
•Utilização de Definição de DeadLine
•Uso do Inspetor de Tarefas
•Planejamento da Distribuição não Linear de Recursos à Tarefa
•Como se definir diferentes custos para um mesmo Recurso durante a vida de um projeto
•Utilização de Técnicas para a definição de Rolling BaseLine
•Utilização de Buffers em tempo de planejamento de um Projeto
•Geração de indicador Target
•Criação de um Dashboard Gráfico